退職挨拶回り。メールや返信、スピーチや朝礼や手紙を紹介。パートでも挨拶したほうが良い?

様々な事情で勤めていた企業を退職するとき、お世話になった上司や職場の仲間に退職の挨拶をしなければいけません。
その他、取引先と直接かかわって仕事をしていたなら、そちらへの挨拶も必要になります。

今回の記事では、職場を退職するときの挨拶の内容や、挨拶が必要な状況と不要な状況等。
退職の挨拶に関連するあれこれをご紹介します。

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退職するには挨拶が必要!挨拶するのは社内と取引先!

退職するとき、仕事関係で挨拶が必須な相手は以下の3種類となります。

  • 所属していた部署のメンバー
  • 取引先の関わっていたメンバー
  • 個人顧客がいる仕事なら個人顧客

社長が同じフロアで働いている職場であれば、社長への挨拶をする可能性があるかもしれませんが、一人の社員が直接社長に退職の挨拶に行く可能性は直接社長と一緒に仕事をしていた場合を除き少ないです。

まず、直接挨拶が必要なのは、毎日顔を合わせて一緒に仕事をしている同じ部署の人間です。
1人1人に個別に挨拶をするというよりは、最終日の朝礼もしくは定時の前に上司が時間を作り、みんなに向けてスピーチするように促される流れが定番です。
スピーチは1分~3分の範囲に収めましょう。

ちなみに、これまでの人間関係に問題がないのであれば、一緒にランチする間柄の同僚には事前に「退職する旨」を話しておいても大丈夫です。

続いて社外。
取引先の社員で、直接関わっていた相手には挨拶する必要があります。
ただし、メール送信リストに入っていて名前は知っているものの直接メールのやり取りをしたことも対面したこともないという関係性なら個別の挨拶は不要です。
判断に迷うときは上司に「挨拶はどうすれば良いか」指示を仰ぎましょう。

営業職や技術職等、中には個人顧客を抱えている場合もあります。
そのようなときには個人顧客にも挨拶し、新しい担当(引継ぎする相手)についての簡単な説明もしておきましょう。

個人顧客については直接挨拶しにいくよう上司から指示されることが多いですが、タイミングが合わないときは電話で挨拶することが多いです。
個人顧客にメールや手紙を送る企業もありますが、企業側で個人顧客用のフォーマットが定められていることが多いので、必ず上司に確認しましょう。

退職挨拶のサンプル

退職の挨拶をするときの内容について。以下に例文をご紹介していきます。

※あくまで例文なので、参考までにご確認ください。自身の状況に合わせて内容は調整しましょう!

1、社内でスピーチをして挨拶する

退職についての挨拶/社内スピーチ例文

「この度、一身上の都合により退職させて頂きます。
入社して〇年。この会社で多くの方に指導やサポートをして頂き、社会人としてたくさんのことを学ばせて頂きました。
みなさまにとても感謝しております。この会社で学んだことや経験を今後も活かしていきたいと考えております。
これからも頑張っていきます。
みなさま、大変お世話になりました。本当にありがとうございました」

職場の仲間と打ち解けているなら、職場であった思い出をスピーチの中に含めても問題ありません。
逆にあまり打ち解けていない、人間関係はあまり良好ではなかったのなら無難に。当たり障りない内容でスピーチを済ませるのが良いです。

前向きな理由ではなく、何か嫌なことがあって辞める場合は特に理由の詳細には触れてはいけません。
良い理由での退職でも、悪い理由での退職でも。全てにおいて「一身上の都合」と述べてしまって問題ありません。
仲が良い同僚や、信頼している上司がいるなら退職理由を個別に話すのは問題ありませんが、あまり仲良くない相手には当たり障りなく済ませるのが良いのではないでしょうか。

当たり障りなく済ませても、普通の社会人であれば特別仲良くしていたわけでもない同僚に「何で辞めるの?」とは聞かないはずです。

最後の最後に跡を濁す必要はありません。
爽やかに去って、新しい生活に前向きに取り組みましょう。

2、取引先に直接訪問して挨拶する

退職前にバタバタしてしまってどうしても挨拶に行けない場合を除き、取引先には直接訪問して簡単に挨拶と引き継ぎについて説明することが推奨されています。

直接挨拶するなら対面のコミュニケーションになるので、先ほどのスピーチとは違い「会話」キャッチボールをしながら説明しましょう。
そのときももちろん退職理由の詳細は語らなくても問題ありません。
「一身上の都合」と説明しましょう。

3、取引先にメールや電話で挨拶する

どうしても直接訪問できず、取引先に電話で挨拶するときは丁寧に。退職する旨と引継ぎをする旨を伝えましょう(電話は文章という形で残らない分、多少ミスしてしまっても気にされないことが多いです)

気を付けたいのはメールで送る場合です。
ばっちり文面に残るので、丁寧な内容にしましょう。

ちなみにメールと電話、どちらかでしか挨拶できないとき。どちらの方法を選択するべきかは上司に相談しましょう。

退職についての挨拶/メール例文
※件名は「退職のご報告」が定番です。

「株式会社〇〇 〇〇部
〇〇様(相手への宛名はいつもと同じで問題ありません)お世話になっております。
〇〇株式会社の (自分の名前) です。私事で恐縮ですが、〇年〇月〇日をもちまして
〇〇株式会社を退職させて頂くことなりました。

直前のご連絡となり申し訳ございません。
これまで〇〇様には大変お世話になり、感謝申し上げます。
誠にありがとうございました。

後任担当は、〇〇が担当させて頂きます。
改めて〇〇より着任のご連絡をさせて頂きますので、何卒宜しくお願い致します。

(※普段自身が使用している署名)

メールで送るときは一斉メールに注意!!

取引先にメールで退職の報告をするとき、注意したいのは誤って一斉メールにしたり宛先を間違えたりしないことです。

担当していた業務内容によっては自身が対応していた取引先の数も多いかもしれませんが、同じような内容を送っていると本来送るはずだった相手とは違う取引先に送ってしまうというミスが発生しやすいです。

また、文章をコピペし宛名部分だけ変えて送るやり方をするときも注意してください。
ついつい、宛名を修正し忘れて違う取引先の企業名や担当者名を書いたメールを送ってしまうと情報の流出に繋がる可能性があり、大問題です。

取引先にメールで報告するときは、とにかくメールアドレスと、メール文章の名前が相違ないか2回ほどチェック。それから一斉送信には気を付けることをおすすめします。

取引先に「はがき」や「手紙」の退職挨拶状を送ることもある?

直接挨拶に行けない場合はメールや電話、それからはがきや手紙を使用して挨拶することができます。
直接挨拶するやり方が「最も丁寧」な位置付けだとしたら、はがきや手紙による挨拶はその次に丁寧な位置付けです。
メールや電話というやり方は、丁寧さに限定していえば、はがきや手紙の次の位置付けになってしまいます。

ただし、メールや電話はリアルタイムな連絡をしても自然な印象ですが、はがきや手紙の場合は退職日より早く到着すると何となく変な印象があるかもしれません。
まだ退職していない日付なら、「メールや電話があるのに何で先に手紙送ってきたのだろう?」と、感じられてしまう可能性もあります。

確かにはがきや手紙のほうがメールや電話よりは丁寧ではありますが、送るタイミングが難しいというデメリットがあります。

はがきや手紙を送る場合、自然なのは退職後に届くように手紙を送付するスタイルですが、その場合「退職について」取引先に対して後出し報告する形になります。
職場の状況、取引先との関係性によっては、後出しだとあまりよろしくない可能性があります。

メールや電話で連絡するか、はがきや手紙で連絡するか・・・迷ったときには上司に確認するようにしましょう。

退職についての挨拶/手紙やはがきの例文

「背景

(季節の挨拶)

さて、私こと、〇月〇日をもちまして
〇〇株式会社を退職致しました。
在職中は、格別のご高配を賜り、御礼申し上げます。

後任は弊社の〇〇が担当させて頂くことになりました。
後日改めて〇〇がご挨拶に伺いますので、よろしくお願い申し上げます。

敬具
〇〇年〇月〇日

〇〇(自分の名前)
〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇(※電話番号)」

スピーチ時に会わなかった職場の仲間にもメッセージを残すべき?

職場でのスピーチ時、状況によってはその場にいない職場の仲間もいるかもしれません。
そのような相手には、個別で報告するか、退職までに会えそうにないなら別途挨拶のメールを送っておきましょう。
また、違う部署の知り合い等で顔を合わせる機会がない相手にも同様にメールしておきましょう。

退職についての挨拶/社内の人間へのメール例文

お世話になった皆様

〇〇部の〇〇です。

本来であれば直接お伺いすべきところ、メールでのご挨拶となり申し訳ございません。

私事で大変恐縮ですが、〇年〇月〇日をもって退職することとなりました。
これまで大変お世話になり、誠にありがとうございました。

今後もこの会社での学びや経験を活かし、社会人として頑張っていきたいと思っています。

(※普段自身が使用している署名)

ちなみに、社内の人間に送るメールについては一斉送信でも問題ありません。
複数の取引先に対して一斉送信するのは絶対にダメというか、大問題になりますが、社内の人間に対するメールは大丈夫です。

退職後にLINEやFacebookメッセンジャーでの挨拶は失礼?

ついつい挨拶を忘れてしまっても「FacebookメッセンジャーやLINEで連絡できるからいいやー」という状況。正直、相手との関係性次第では現代的な考え方でいうとNGではないです。

もちろん上司や取引先の人間に後でFacebookメッセンジャーやLINEで連絡するのはマナー違反ですが、例えば職場の中で親しかった同僚やプライベートで遊ぶくらい仲良しの先輩や後輩相手なら問題ありません。
相手はよく見極める必要がありますが、SNSでの連絡になったからといって絶対ダメではありません。

とはいえ、社会人としての礼儀を意識するなら、やはり直接挨拶するか、もしくはまだ在職中に社内メールで挨拶しておくのが無難です。

退職時には菓子折りは必要?

退職時、自分が働いていた職場に対してはお世話になったお礼に菓子折りを用意したほうが良いですが、絶対ではありません。

まず、社内の人間はなんだかんだ付き合いがあって一緒に仕事した期間があるので、大きめの菓子折りを購入して部署の一角に御礼メッセージと共に置いたり、可能であれば1人につき1個ずつ配ったりすると好印象です。

取引先に菓子折りを持っていくべきかどうかは、上司に確認しましょう。自己判断は禁物です。
というのも、例えば金融系の企業や銀行だと、取引先からお菓子をもらうことを立場的に禁止していることがあります。もし、そのようなルールがある企業に菓子折りを持っていってしまうと「もらっちゃいけないけど、断るのも失礼だしどうしよう」と、取引先を困らせる可能性があります。

もちろん普通に喜んで受け取ってくれる企業もあるので、こちらについては上司が一番的確な判断を下せるのではないでしょうか。

ちなみに、仮に菓子折りを持っていくことになったとしても、社内にも取引先にもそれほど高いものは選ばなくて大丈夫です。

退職挨拶って正直気まずい?

退職挨拶は人によっては正直「気まずい」です。

例えば「人間関係が嫌で辞める」「上司が嫌で辞める」という理由から退職を決意した場合はやっぱり気まずく感じやすいですし、「たくさん指導してもらったのに数ヵ月で退職することになった」とか「残業がたくさんある部署から退職する」とか、そのような状況でも気まずいというか、ちょっとした申し訳なさを感じる方は多いのではないでしょうか。

しかし、円満に前向きに退職できる状況もたくさんあります。
例えば3年以上勤めて人間関係も問題ない職場を退職するなら、多くの仲間が明るく見送ってくれて、送別会等も企画してくれるかもしれません。

退職が気まずいか、気まずくないかは、職場での立場によってもろに左右されるといえますが、仮に「気まずい!!」と、感じたとしても無難に乗り切って、立つ鳥跡を濁さずを徹底して、爽やかにサッといなくなり新しい生活に目を向けるようにしましょう。

パートやアルバイトでも退職の挨拶ってするべき?

ここまでにご紹介した「社内での退職の挨拶」や「取引先への退職の挨拶」は、基本的に正社員として就業していた方向けの仕様です。
パートやアルバイトとして就業してきた方が、同じ内容でスピーチしたり、取引先にメールしたりしたら少々重い印象になり驚かれるかもしれません。

パートやアルバイトという立場で、退職するときにスピーチレベルの挨拶が必要かどうかは職場次第です。
中にはパートやアルバイトは飲み会に参加できない企業というのも存在しますが(悪い意味ではなく、正社員より給与が低いことから飲み会代を負担させない配慮という場合が多いです)
そのような方針の職場で、ほとんど職場の仲間とコミュニケーションを取っていないような状況なら、スピーチはさせられないかもしれません。

アルバイトやパートだと、何となく朝礼の場で「アルバイトの〇〇さんは今日付けで退職します」と、上司が話して、前には出ずにその場で「お世話になりました。ありがとうございました~」と一言述べるくらいの淡泊な内容で済むことが多いです。

ただし、その職場で周りとしっかりコミュニケーションを取っていて仲良しになっている場合にはスピーチを求められる可能性もあるので、覚悟が必要です。

短期間の派遣社員でも退職の挨拶はするべき?

短期間の派遣社員がスピーチレベルの挨拶をすべきかどうかは、自分で「挨拶したほうが良い?」とか「黙っていてやり過ごそうかな?」とか判断するより、担当の上司に全て判断を任せましょう。

担当の上司が「みんなの前でスピーチしてね」というならそれも仕方ないといえます。

ただ、短期間の派遣社員で、同じような形態で就業している人材がたくさんいる状況だとわざわざ1人1人に挨拶を求めない企業が多いです。
短期間の派遣社員として就業する方はあまり固定の職場でコミュニケーションを取りたくないという考えを持っている方も多いので、入社時にも挨拶なし、入社後にも挨拶なしという場合もも多々あります。

アルバイト、パート、短期間の派遣社員は、もちろん職場によってはスピーチレベルで挨拶しないといけないこともあるかもしれませんが、大抵の職場では一言だけか、挨拶なしで退職できることが多いです。

まとめ!退職時の挨拶はお世話になった感謝の気持ちを伝えよう!

今回の記事では、退職時の挨拶に視点を当てて詳しくご紹介しました。
正社員として勤めていたなら、何だかんだ挨拶は避けては通れない道です。退職前にはバタバタしやすいので、事前に挨拶文を準備しておくと当日焦らずに済んで良いのではないでしょうか。

お世話になった気持ちを込めてしっかり退職の挨拶。そして気持ちを切り替えて新生活を迎えましょう。

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